Vor ein paar Jahren als ich noch in meiner damaligen Führungsposition war, fühlte ich mich eine Zeit lang stark überlastet. Es war einfach zu viel zu tun. Dabei merkte ich, dass ich Fehler machte. Ich vergaß Dinge, ich führte Aufgaben nicht richtig zu Ende, ich war ungeduldig mit Mitarbeitern. Ich habe es gehasst und bis heute nicht vergessen. Seitdem kümmere ich mich um Produktivität und Zeitmanagement.

Die meisten Leute haben gefühlt zu viel zu tun und viele Menschen lassen sich dadurch stressen. Hat irgendjemand das Gefühl, dass es noch Phasen der Beruhigung gibt, oder dass der Druck mal wieder nachlässt?

Ich nicht. Ich mache das jetzt seit 1999, ich glaube nicht mehr daran, dass wir mal wieder weniger zu tun haben. Die Vernetzung und Digitalisierung hat aus meiner Sicht die Frequenz und die Menge des Austausches untereinander immer mehr erhöht. Die Folge: Meetings, e-mails, chat-Nachrichten …

Deshalb ist es wichtig, dass du einen persönlichen Weg findest, um mit der Flut am Informationen umzugehen, damit es dich nicht zu sehr stresst. Denn Stress macht auf Dauer dumm, das haben die Hirnforscher gezeigt.

Hier meine vier Tipps, wie man produktiv mit einer starken Belastung umgehen kann.

1. Schreibe auf, was zu tun ist

Mache möglichst sofort eine Notiz auf einer To-Do Liste, wenn dir eine offene Aktion in den Sinn kommt. Gedächtnisforscher sagen, dass unser Gehirn für kreative Aufgaben und Lösungen gemacht ist, nicht dafür, uns Dinge zu merken. Wenn wir unvollendete Aufgaben im Kopf behalten, kreisen unsere Gedanken immer wieder um diese und halten uns von den kreativen Ideen ab. Diese Idee ist einer der Grundpfeiler von David Allens Gettting Things Done. Ich mache das konsequent seit ein paar Jahren. Es hilft dabei, Aufgaben nicht zu vergessen und verhindert Energieverschwendung im Gehirn. Probier es mal aus.

2. Unterscheide wichtig von dringend

Wir alle haben Termine, zeitkritische Anfragen und einen vollen Kalender.

Was davon ist wirklich wichtig für die Erreichung deiner Ziele? Was davon sind Fristen, die dir von außen gesetzt werden? Diese Fristen sorgen häufig für einen hektischen Aktionismus. Wenn Du im Modus Aktionismus bist, gehst in den Tunnelblick, ich nenne das seit kurzem auch gerne „Bootstransport“. Dann nimmst du den Kopf runter und erledigst Dinge. Die Frage, ob das überhaupt Sinn macht, stellt sich dann nicht mehr. Nimm dir zwischendurch immer mal wieder Zeit, die wichtigen Dinge von den dringenden zu unterscheiden. Wichtig ist, was auf deine Ziele einzahlt. Das setzt natürlich voraus, dass du dir Ziele gesetzt hast. Hier findest du mehr zum Thema.

3. Ändere die Kultur deiner Meetings

Ich habe im Laufe meiner Karriere als Führungskraft zu viele Meetings erlebt, die schlecht geführt wurden. Es gibt einige Werkzeuge, um hier besser zu werden. Eine wesentliche Idee ist es, Meetingzeiten von 60 Minuten auf 50 Minuten zu reduzieren. Oder wahlweise von 30 Minuten auf 25 Minuten. Was das bringt? Mal ehrlich, für die Qualität des Meetings macht es keinen großen Unterschied, ob man 10% oder so weniger Zeit hat. Aber zwischen den Meetings gibt es dann Zeit für ein persönliches Gespräch, einen kurzen Gang auf dem Flur oder für ein paar Notizen zu den Aktionspunkten aus dem letzten Meeting. Wenn du diese Logik mit einem vernünftigen Time Boxing zu den Agendapunkten im Meeting verbindest, kannst du Stress reduzieren. Kunden von mir haben 50/25 als neue Meetingkultur eingeführt und sind begeistert.

4. Vergiss Cc-Mails

Ich bin in meiner letzten Führungsposition bei ca. 150 neuen Mails am Tag 5 Jahre gut damit gefahren, Cc-Mails nicht zu lesen. Das waren ca. 50% meiner täglichen Mails. Alleine die Tatsache, dass ich diese Mails nicht gesichtet habe, hat mir jeden Morgen sicherlich 15 Minuten gespart. Probier es einfach mal aus, ob es für dich passt.